Amubox : guide de connexion et fonctionnement du service AMU

AMUBox est le service officiel de stockage et partage de fichiers d'Aix-Marseille Université, fondé sur le service Nextcloud, un logiciel libre reconnu pour sa robustesse. Chaque membre de la communauté universitaire — étudiant, enseignant ou personnel administratif — dispose de 60 Go d'espace personnel. Ce guide couvre l'essentiel — connexion, synchronisation, édition collaborative, options de partage et outils numériques complémentaires.

Accès et authentification à AMUBox : identifiants et première connexion

Utiliser ses identifiants ENT pour se connecter

Bonne nouvelle pour ceux qui redoutent de jongler entre dix comptes multiples : l'authentification ENT suffit pour accéder à AMUBox. Le nom d'utilisateur et le mot de passe institutionnels que vous utilisez pour l'Environnement Numérique de Travail d'AMU sont exactement les mêmes. Aucun compte supplémentaire à créer, aucune démarche parallèle.

La connexion s'effectue via le portail officiel d'AMU. Lors de la toute première visite, une activation du compte est nécessaire — une étape rapide, mais incontournable. Si les identifiants vous font défaut, la plateforme SESAME prend le relais pour réinitialiser l'accès en quelques clics.

L'ENT centralise l'ensemble des services numériques universitaires sous une authentification unique. Concrètement, une seule connexion ouvre les portes d'AMUBox, de la messagerie AMU, du calendrier et de nombreuses autres ressources. C'est une logique que j'apprécie particulièrement : simplifier sans sacrifier la sécurité.

Gérer son profil et sécuriser son compte via SESAME

SESAME n'est pas qu'un outil de récupération de mot de passe. Cette plateforme assure la gestion intégrale du profil utilisateur au sein d'AMU. Dès l'enregistrement, chaque utilisateur reçoit automatiquement une adresse mail AMU, accessible directement via l'ENT, tout comme le calendrier institutionnel.

Les listes de diffusion et les services avancés sont aussi accessibles grâce à la carte à puce personnelle AMU, qui élargit encore les possibilités d'authentification sur site. Conserver ses identifiants en sécurité n'est pas une option : un accès compromis, c'est potentiellement tous vos fichiers stockés sur AMUBox qui deviennent vulnérables. Recourir à SESAME dès le moindre doute reste le réflexe le plus sûr.

Fonctionnement général d'AMUBox — stockage et interface web

Un espace de stockage de 60 Go basé sur Nextcloud

Reposant sur Nextcloud, AMUBox propose une interface web abordable depuis n'importe quel navigateur, sans installation préalable. Les 60 Go d'espace disponibles permettent de stocker des documents de cours, des fichiers de recherche ou des ressources administratives sans se retrouver rapidement à court de place — ce que les utilisateurs de certains services grand public connaissent trop bien.

Depuis l'interface, déposer, organiser et retrouver ses fichiers se fait de manière intuitive, que vous soyez sur le réseau universitaire ou à distance. Pour un accès sécurisé aux services internes depuis l'extérieur, le VPN AMU assure une connexion chiffrée. Je considère cette combinaison interface web + VPN comme un duo surtout efficace pour le travail nomade.

Le stockage cloud institutionnel d'AMUBox présente un bénéfice décisif sur les solutions grand public : vos données restent hébergées dans un cadre conforme au RGPD, sous la supervision du Délégué à la Protection des Données d'AMU, Monsieur Hervé Isar.

Les formats de fichiers pris en charge

AMUBox gère nativement une large gamme de formats. Les fichiers pleinement compatibles avec l'édition en ligne sont les suivants :

.txt — documents texte brut
.docx — traitement de texte
.xlsx — tableurs
.pptx — présentations
.odp — présentations open document

Les formats plus anciens comme .doc, .xls et .ppt nécessitent une manipulation ou une documentation spécifique pour être pris en charge. Pour les besoins courants des étudiants, enseignants et personnels administratifs, la compatibilité native couvre l'essentiel du quotidien numérique universitaire.

Collaboration en ligne avec AMUBox : édition simultanée et outils intégrés

L'édition collaborative grâce à OnlyOffice

AMUBox intègre OnlyOffice pour permettre l'édition collaborative en temps réel. Plusieurs utilisateurs peuvent travailler simultanément sur un même fichier, sans téléchargement ni envoi par messagerie — une logique comparable à ce que propose GoogleDocs, mais dans un cadre institutionnel et sécurisé. La différence est loin d'être anodine.

Les formats compatibles avec cette fonctionnalité sont .txt, .docx, .xlsx, .pptx et .odp. Un groupe de recherche ou une équipe d'étudiants peut ainsi co-rédiger un rapport en temps réel, chacun depuis son propre appareil. Le caractère institutionnel de la solution assure que les données ne transitent pas vers des serveurs américains, contrairement à des outils comme Google Forms ou Gmail — un point que le RGPD rend spécialement pertinent.

Chat et commentaires intégrés à l'édition

L'interface d'édition collaborative embarque deux outils de communication complémentaires. Un chat en temps réel permet d'échanger directement avec les co-auteurs du document sans quitter la plateforme. La possibilité d'ajouter des commentaires directement dans le fichier complète ce dispositif, facilitant les retours ciblés et les discussions contextualisées.

Pour les projets étudiants ou les travaux impliquant plusieurs chercheurs, cette approche — stockage, édition et communication réunis en un seul endroit — évite la dispersion entre plusieurs outils. Moins d'onglets ouverts, moins de risques de travailler sur une version obsolète. C'est le genre de fonctionnalité qui change vraiment les habitudes de travail collectif.

Partage de fichiers sur AMUBox : options et paramétrage

Partage individuel et partage public

AMUBox présente deux logiques de partage distinctes. Le partage ciblé s'adresse à des individus précis — membres de l'université ou contacts désignés — et convient parfaitement au travail collaboratif en équipe restreinte. Le partage public génère un lien accessible à toute personne disposant de l'URL, idéal pour diffuser des ressources pédagogiques ou des documents administratifs à grande échelle.

Ces deux modes répondent à des besoins très différents. Partager un brouillon de mémoire avec son directeur de recherche n'appelle pas les mêmes réglages que distribuer un support de cours à une promotion entière. Choisir le bon mode dès le départ évite bien des surprises.

Paramétrer les droits d'accès et le repartage

Trois niveaux de droits sont configurables pour chaque partage :

Lecture seule — le destinataire consulte sans modifier
Lecture-écriture — le destinataire peut modifier le contenu
Lecture-écriture-repartage — le destinataire peut en plus partager le fichier avec d'autres utilisateurs

Le repartage mérite une attention particulière. Cette fonctionnalité, disponible sur AMUBox mais absente de nombreux services équivalents, permet aux destinataires d'un partage de le propager à leur tour. Utile pour des diffusions en cascade, mais à manier avec discernement.

Selon les recommandations du DPO d'AMU, Monsieur Hervé Isar, bien calibrer les droits accordés reste essentiel pour rester en conformité avec le RGPD et protéger la confidentialité des données de recherche ou personnelles stockées sur la plateforme.

Synchronisation des fichiers — installer et configurer le client AMUBox

Paramétrage du client de synchronisation

Le client de synchronisation AMUBox, dérivé du client Nextcloud officiel, s'installe sur Windows, macOS et Linux, ainsi que sur tablette ou smartphone. La configuration initiale demande trois informations : l'adresse du serveur AMUBox, vos identifiants ENT, et les dossiers locaux à associer à leur équivalent sur le serveur.

Une option permet de lancer le client automatiquement à chaque ouverture de session. Une fois activée, la synchronisation devient totalement transparente — vos fichiers sont toujours à jour sans intervention manuelle. C'est exactement le genre de réglage qu'on active une fois et qu'on oublie aussitôt, jusqu'au jour où on réalise que ça nous a sauvé la mise.

Utilisation du client au quotidien

Une fois paramétré, le client reste actif en arrière-plan. Lors de la première initialisation, il télécharge le contenu du serveur et téléverse les fichiers locaux. Ensuite, toute modification apportée dans un dossier synchronisé — que ce soit depuis l'interface web ou depuis l'ordinateur — se répercute automatiquement de l'autre côté.

Autre avantage pratique — le client peut être arrêté à tout moment sans perdre l'accès aux fichiers déjà synchronisés localement. En déplacement ou en télétravail, vous retrouvez vos documents même hors connexion. Si vous rencontrez des difficultés similaires à celles décrites dans les problèmes d'applications qui ne fonctionnent plus sur vos appareils, vérifiez d'abord la connexion réseau et les paramètres du VPN AMU.

Fonctionnalités avancées : stockages externes et transfert de fichiers volumineux

Configurer des stockages externes dans AMUBox

La fonctionnalité de stockages externes permet de désigner des dossiers supplémentaires sur le serveur, exploitables pour des usages spécifiques. Disponible notamment dans la version I2MBox du laboratoire, elle s'active via le menu de configuration, puis Paramètres, puis Stockages externes.

Une fois configurés, ces espaces deviennent accessibles aussi bien depuis l'interface web que depuis le client de synchronisation Nextcloud. Cela élargit concrètement les capacités d'organisation au-delà des 60 Go de base, ce qui intéressera particulièrement les équipes de recherche manipulant de gros volumes de données.

Partage et envoi de fichiers volumineux via FileSender

Pour les fichiers dépassant les capacités habituelles d'un service cloud standard, FileSender, proposé par Renater, prend le relais. Ce service permet de partager et diffuser des fichiers volumineux de manière sécurisée — données de recherche, fichiers multimédias, archives conséquentes.

FileSender s'inscrit dans l'écosystème numérique plus large mis à disposition de la communauté d'AMU. Il complète AMUBox sans le remplacer : là où le service Nextcloud excelle pour le travail quotidien et collaboratif, FileSender répond à des besoins ponctuels de transfert massif.

Outils numériques complémentaires à AMUBox à AMU

Communication et réunions en ligne

AMUZoom constitue l'outil de webconférence institutionnel d'AMU, offrant réunions en ligne avec tchat, partage d'écran et visioconférence. La complémentarité avec AMUBox est directe : un document co-rédigé sur AMUBox peut être présenté en temps réel lors d'une session AMUZoom, sans rupture dans le flux de travail.

Pour planifier ces réunions, Evento (Renater) simplifie la synchronisation des disponibilités entre participants. AMUPod complète ce trio en permettant la consultation et la diffusion de vidéos pédagogiques professionnelles au sein de la communauté universitaire. Le streaming de contenus via AMUPod répond à des usages croissants, notamment pour les cours hybrides ou les ressources en accès libre.

Outils pédagogiques et gestion des ressources

AMeTICE, la plateforme pédagogique basée sur Moodle, permet aux enseignants de déposer des documents, de créer des espaces de cours en ligne, de communiquer avec les étudiants et de proposer des activités variées : devoirs, tests, QCM, questions à réponses courtes, glisser-déposer… L'évaluation s'adapte à des formats multiples, y compris vidéo et audio.

Wooclap enrichit l'interactivité en cours, accessible gratuitement grâce au partenariat pédagogique d'AMU. COMPILATIO assure la détection des similitudes pour lutter contre le plagiat, disponible via AMeTICE ou directement depuis un compte enseignant. Côté ePortfolio, efoliAM, basé sur Mahara, accompagne les étudiants tout au long de leur scolarité. Une seconde plateforme, Portfolio, fondée sur Karuta, était en phase de test dans quatre BUT de l'IUT et un Master de l'INSPE, avec un déploiement prévu en 2024.

Le portail Sup-Numérique donne accès à plus de 30 000 ressources en auto-formation, complété par les Universités Numériques Thématiques (UNT) et la plateforme opérée par France Université Numérique (FUN). Ces ressources pédagogiques s'articulent naturellement avec AMUBox : stocker ses supports sur AMUBox pour les intégrer ensuite dans AMeTICE crée un environnement numérique cohérent et centralisé, dont la fluidité bénéficie à toute la vie universitaire.

Protéger ses données et connaître l'infrastructure derrière AMUBox

Derrière AMUBox se trouve une infrastructure concrète. Le Datacenter SUD, situé sur le campus Étoile d'Aix-Marseille Université, héberge des baies informatiques mutualisées de 45 U ou des demi-baies de 23 U. Les machines virtuelles Linux atteignent jusqu'à 4 vCPU, 16 Go de RAM et 1 To d'espace disque. L'option PRA réplique automatiquement les données toutes les 4 heures sur un second site distant, avec deux liens réseau distincts à 1 Gbits chacun pour la redondance. L'hébergement web PaaS bénéficie d'un quota global de 20 Go.

Sur le plan réglementaire, le RGPD et la protection des données encadrent strictement les usages. Le DPO d'AMU, le Professeur Hervé Isar, accompagne la conformité. Pour les données de recherche, le plan de gestion des données peut être rédigé via DMP OPIDoR, en utilisant ses identifiants RENATER. La Plateforme Universitaire de Données (PUD-AMU), à la Maison Méditerranéenne des Sciences de l'Homme à Aix-en-Provence, accompagne chercheurs et doctorants en Sciences Humaines et Sociales.

Les projets de recherche impliquant la personne humaine relèvent de la loi Jardé (n° 2012-300 du 5 mars 2012) et nécessitent un avis favorable d'un comité de protection des personnes (CPP). Depuis le 26 mai 2021, les demandes s'effectuent sur la plateforme SI RIPH2G. Le comité d'éthique d'AMU, présidé par le Professeur Pierre-Jean Weiller, accompagne ces démarches. Connaître ce cadre avant de stocker des données sensibles sur AMUBox, c'est anticiper plutôt que subir.